Електронното трудово досие – интелигентният избор за модерните организации
Представете си свят, в който всяка важна информация за вашите служители е на един клик разстояние. Без купчини документи, без загубени файлове, без дълго ровене в папки и архиви. Свят, в който HR отделът може да се фокусира върху хората, а не върху хартията. Този свят вече е реалност, благодарение на електронното трудово досие и решения като HeRMeS eXpress. Хартиените папки – архаично минало или все още необходимост? В общото разбиране трудовото досие на служителите е съставено от множество хартиени документи, които се съхраняваха в дебели папки в метални шкафове някъде в архивните помещения. Всяка промяна – нов договор, анекс или отпуск – изисква нов документ, ново принтиране, подписване, подпечатване и прибиране в архива. Грешките, разбира се, са неизбежни, а намирането на конкретен документ може да отнеме часове. В един свят, който се движи с дигитална скорост, тези практики вече не са просто остарели – те спъват и пречат на развитието на бизнеса. Нуждата от сигурно, достъпно и ефективно управление на трудовите досиета никога не е била по-голяма. Благодарение на Наредбата за електронните документи от 2018 година работодателите вече имат алтернатива* – да създават електронни документи, да подписват с електронни подписи и да съхраняват в дигитални архиви всички документи от трудовото досие на служителите си. *И нека да не бъркаме електронното трудово досие с електронната трудова книжка. Тази промяна предстои на 01.06.2025 г. и за нея ще пишем малко по-късно . Как електронното трудово досие променя правилата на играта? Имате незабавен достъп до информацията Вече няма нужда да ровите из шкафове или да разчитате на колеги, които „знаят къде е папката“. С HeRMeS eXpress цялата информация за служителите е организирана и достъпна по всяко време и от всяко място – от компютър, телефон или таблет. Сигурност, която надминава очакванията Документите на хартия могат да бъдат изгубени, повредени от вода или пожар, или дори неправомерно достъпени. С дигиталното трудово досие всеки файл е защитен с криптиране, ролеви достъп и автоматични архиви, което гарантира, че данните са в безопасност. Спестявате разходи и ресурси Принтиране, съхранение, обработка – всичко това изисква време и пари. Чрез дигитализацията компаниите намаляват разходите за хартия, принтери, тонери и физическо пространство, като същевременно елиминират риска от човешки грешки. Съответствие с нормативните изисквания Регулации като GDPR и трудовото законодателство изискват стриктно съхранение и защита на личните данни. HeRMeS eXpress автоматично проследява валидността на документите, архивира версии и гарантира, че всяко действие е документирано, за да бъдете винаги в съответствие със законите. Като всяко ново нещо, може да крие рискове. Как да избегнем предизвикателствата? Разбираемо е, че всяка промяна крие рискове. Преминаването към електронно трудово досие може да срещне съпротива от служителите, които са свикнали с хартиените документи. Вярваме, че за тези 6 години от публикуването на Наредбата са единици хората, без някакъв вид електронен подпис и още по-малко тези, съмняващи се в законната им стойност. За бизнеса евентуалната зависимост от технологиите също е фактор за съпротива. Нормално е да се запитаме какво се случва, ако системата не работи? И за тези предизвикателства HeRMeS eXpress предлага решения: Лесна адаптация Интуитивният интерфейс и удобният Self-Service портал правят работата със системата лесна за всеки, без значение от дигиталната грамотност. Надеждност и непрекъснатост Облачната инфраструктура осигурява постоянен достъп до документите, независимо от мястото и устройството. Обучения и поддръжка За да бъде преходът плавен, екипът на HeRMeS eXpress осигурява пълно съдействие, обучения и непрекъсната поддръжка. До тук всичко изглежда чудесно, но не е ли много скъпо? На пръв поглед хартиеното трудово досие изглежда „безплатно“ – просто принтираш документите и ги прибираш в папка. Но ако се вгледаме внимателно, ще видим, че цената му е далеч по-висока, отколкото повечето компании осъзнават. Помислете за истинската цена на хартиеното трудово досие и скритите разходи за поддръжката му: Разходи за материали Хартия, мастило, тонери, папки, класьори, печати, лепящи етикети – всичко това изисква постоянни разходи. Средно една компания с 200 служители харчи хиляди левове годишно само за консумативи, без дори да броим цената на архивните шкафове и физическото пространство. Физическо съхранение Всеки HR специалист знае колко място заемат архивите. Големи шкафове, рафтове, заключени стаи – всичко това изисква офис пространство, което струва пари. Представете си, че тази площ може да се използва за нещо много по-продуктивно, вместо да е заета от купчини хартия. Време и човешки ресурс Търсенето на документи, ръчното сортиране, добавянето на нови файлове – това е скрит „разход“, който често се пренебрегва. Един HR специалист може да губи часове седмично в обработка на хартиени документи, вместо да се фокусира върху стратегически задачи като развитие на персонала, повишаване на ангажираността и благосъстоянието. Риск от загуба и грешки Документите могат да бъдат загубени, забравени на нечие бюро, объркани между папките. Ако важен договор или документ изчезне, това може да доведе до сериозни проблеми, включително правни рискове и финансови санкции. С модул „Електронно трудово досие“ на HeRMeS eXpress всички тези разходи изчезват или се свеждат до минимум. Нулеви разходи за консумативи Без нужда от принтиране, съхранение и обработка на физически документи. Освобождаване на офис пространство Няма нужда от шкафове и архивни помещения – всичко е в облака. Спестяване на работно време Документите се намират за секунди, без ровене в папки. По-малко грешки и пропуски Автоматизираните напомняния за изтичащи договори и документи гарантират пълна точност и съответствие с регулациите. Дългосрочна икономия Макар дигитализацията да изисква първоначална инвестиция, тя се изплаща многократно в дългосрочен план. Колко може да спести една компания с 200 служители? Ако приемем, че средно един служител генерира по 50 страници документи годишно, това са 10 000 страници за цялата компания. Само разходите за хартия и тонер могат да надхвърлят 3 000 лв. годишно. Добавете цената на архивното пространство и времето за обработка – общите загуби могат да достигнат десетки хиляди левове годишно. Как изглеждат тези цифри за Вашата компания, проверете тук. С модул „Електронно трудово досие“ на HeRMeS eXpress всички тези разходи могат да бъдат спестени и инвестирани в нещо, което реално носи стойност – подобряване на служителското преживяване, автоматизация на процесите и стратегическо развитие на HR функциите. Електронното трудово досие е не просто удобство, а интелигентно бизнес решение! Време е за следващата стъпка. Дигитализацията
Виж повече...
