Електронната трудова книжка: Какво трябва да знаем и как да се подготвим за предстоящата промяна
Трудовата книжка – този малък хартиен документ с голямо значение за професионалния път на всеки български работник, е на път да остане в миналото. След десетилетия вярна служба като доказателство за трудов стаж, длъжности и обезщетения, тя ще бъде дигитализирана. От 1 юни 2025 г. в България се въвежда Единния електронен трудов запис – т.нар. електронна трудова книжка. Промяната не е просто техническа. Тя отразява стремежа към по-модерна, по-ефективна и по-прозрачна система на трудовите отношения. Вместо ръчно попълване, загубени страници и редене по гишета, данните за трудовата дейност ще се съхраняват сигурно в централен електронен регистър, достъпен както за работниците, така и за работодателите. Какво ще включва новата електронна книжка? Какви са сроковете, задълженията и правата на всички страни? И какви предизвикателства ни очакват? В следващите редове ще разгледаме всичко, което знаем до момента за тази важна реформа. Съдържание: Какво представлява електронната трудова книжка? Срокове и законови изисквания Какво се променя за работниците? Какво се променя за работодателите? Рискове и предизвикателства Как да се подготвим? Заключение Какво представлява електронната трудова книжка? Електронната трудова книжка, официално наречена Единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ), е цифрова алтернатива на досегашната хартиена трудова книжка. Тя събира и съхранява в електронен вид всички обстоятелства, свързани с трудовата дейност на един работник или служител – от първия подписан договор до последния ден на трудовото правоотношение. За разлика от хартиения ѝ предшественик, ЕЕТЗ не е физически носител, а електронен регистър, поддържан от Националната агенция за приходите. Това означава, че всички записи ще се въвеждат, съхраняват и преглеждат онлайн, през защитен информационен портал. В електронната трудова книжка ще се съдържа пълната история на трудовото правоотношение на лицето, включително: Идентификационни данни – трите имена, ЕГН или ЛНЧ; Данни за работодателя – наименование и ЕИК; Информация за трудовия договор – дата на сключване, вид, срок, основание по Кодекса на труда; Данни за заеманата длъжност, работното време и възнаграждението; Записи за отпуски, болнични, командировки; Основание и дата на прекратяване на трудовото правоотношение, включително дали има изплатени обезщетения. Важен елемент на системата е, че всеки работещ ще има достъп до своята електронна трудова книжка по всяко време чрез персонален профил в портала на НАП. Така се избягват ситуации с изгубени или непопълнени книжки, както и недоразумения при пенсиониране или смяна на работодател. Срокове и законови изисквания До 1 юни 2025 г. – подготвителен период. Работодателите трябва да довършат попълването на хартиените книжки и да се подготвят за преминаване към ЕЕТЗ. Важно: системите им за управление на персонала (HR, ТРЗ) трябва да са готови за свързване с портала на НАП. От 1 юни 2025 г. – край на хартиените книжки за нови договори. Всички нови трудови договори ще се регистрират само електронно. Хартиени книжки няма да се издават повече. До 1 юни 2026 г. – завършване на старите книжки. За старите трудови договори работодателите ще трябва да впишат натрупания стаж, подписан и подпечатан, и да върнат книжките на служителите. След това те ще имат само архивна стойност. От 1 юни 2026 г. – пълно преминаване на държавните служители към ЕЕТЗ. Какво се променя за работниците? За служителите ползите са значителни: няма повече изгубени или повредени книжки; проверявате онлайн дали работодателят е отчел коректно всичко; по-лесно доказвате стаж и права при пенсиониране, обезщетения или нова работа; няма нужда да носите документи до институции – те виждат данните директно. Но има и нещо важно: всеки служител трябва да следи данните си и да сигнализира, ако има грешки. Вече няма да можете да „отидете с книжката“ в HR – ще трябва да подавате сигнали през системата. Какво се променя за работодателите? Тук предизвикателствата са по-сериозни: прехвърляне на данни от хартиените книжки – внимателно, без грешки; актуализация и настройка на вътрешните системи (ТРЗ, HR) да се свържат с портала на НАП; обучение на персонала да работи с електронната система; гарантиране на навременност – всяка промяна трябва да се подава незабавно; избягване на санкции при грешки или забавяния. Големите компании вероятно ще интегрират софтуерни решения, като системи за електронно трудово досие (например HeRMeS Enterprise), които автоматизират процесите и намаляват административното натоварване. Но малкия и среден бизнес също трябва да мислят за актуализация на системите и процесите, пък дори и да става дума само за обучение на потребителите и създаване на ясен вътрешен процес. Рискове и предизвикателства Въпреки добрите намерения, преминаването към ЕЕТЗ носи рискове: Непълни или грешни данни от миналото – особено при дългогодишни служители, които са сменяли много работодатели. Недостатъчна подготовка на HR отделите, особено в малки фирми. Липса на дигитална грамотност сред част от работещите – важно е да има обучения и разяснителни кампании. Проблеми със сигурността на личните данни – системите трябва да бъдат максимално защитени. Как да се подготвим? За служителите: Проверете какво пише във вашата хартиена трудова книжка. Уверете се, че всички промени през годините са правилно записани. Научете се как да ползвате онлайн портала на НАП. За работодателите: Направете вътрешен одит на хартиените книжки. Свържете се с доверен доставчик на софтуер, ако имате притеснения за системата си Обучете персонала, който ще отговаря за подаването на данни. Създайте вътрешни правила за работа с ЕЕТЗ. Работодателите, които изберат да работят със софтуер като HeRMeS eXpress, могат да бъдат спокойни, че използват система, която е напълно съобразена с всички законови изисквания за подаваните данни, форматите и сроковете за вписвания в електронния регистър. Софтуерът не само улеснява процеса на подаване, но и минимизира риска от грешки, дублиране на записи и забавяния, като осигурява структурирано, автоматизирано управление на данните. Заключение Електронната трудова книжка е голяма крачка към модернизиране на трудовите отношения в България. Тя обещава по-голяма прозрачност, сигурност и ефективност – но само ако всички участници в системата се подготвят навреме. Това не е просто дигитализация на хартия – това е преосмисляне на отговорността: работниците трябва да следят данните си, работодателите – да гарантират точността им, а държавата – да осигури сигурна и достъпна платформа. Готови ли сте за тази промяна? Ако имате въпроси или се нуждаете от помощ при подготовката, сега е моментът да действате. Свържете се с нас
Виж повече...
