Най-актуалните теми от блога на HeRMeS eXpress
Въпреки ясната нормативна рамка, множество иновативни проекти и добри примери, все още съществуват редица митове за електронните подписи. Нека разгледаме пет от тях и разясним как стоят нещата наистина.
Виж повече...
Въвеждането нов HR софтуер може да бъде огромна възможност да оптимизирате процесите, да подобрите ангажираността на служителите и да защитите още по-добре данните си.
Виж повече...
Какво сподели за HeRMeS eXpress пред lider.bg Галина Дженева, мениджър маркетинг и продажби на продукти и услуги за управление на човешките ресурси в ТехноЛогика, прочетете тук.
Виж повече...
Все още не използвате софтуер за управление на работни графици? В тази публикация ви представяме основните предимствата на специализираните решения за изготвяне на работни смени и как да изберете най-подходящото за вас. Ако сте оперативен мениджър или специалист човешки ресурси в производствена компания, знаете, че управлението на работните графици на вашите служители може да бъде нелека задача. Използването на традиционния инструментариум (Excel, а дори молив и хартия) за фирми с много служители е неефективно и времеемко. С всички изисквания и особености, които трябва да вземете предвид, планирането на смени се превръща в процес, при който възможността за грешки е голяма. За щастие, популярността и разнообразието на софтуери за изготвяне на работни графици нараства. Специализирано решение като модул “Графици” на HeRMeS eXpress може значително да оптимизира разпределянето на работни смени и да улесни както вас, така и членовете на вашия екип. Предимствата са много, а в рамките на тази публикация ще разберете кои са основните от тях и как може да изберете правилното решение за управление на графици във вашата компания. Какво представлява софтуера за управление на работни графици? Софтуерът за управление на работните графици е програма, която улеснява процеса по създаване, планиране и управление на работните смени на служителите. Подобна система ви позволява автоматизирано да администрирате графиците на хората от вашия екип, без това да ви коства твърде много време. Софтуерът за управление на работни графици намира приложение в редица индустрии, вариращи от търговия на дребно, през производство, до медицина, хотелиерството и др. Предимства на софтуера за управление на работни графици Спестява време Ако сте готови да замените часовете, необходими за планиране на работното разписание на вашите служители, с минути, то определено ще оцените едно от основните предимства на софтуера за управление на работни графици. Системите като модул “Графици” на HeRMeS eXpress са фокусирани в предоставянето на набор от функционалности, които да оптимизират оптимално процеса по планиране. Така например имате възможността да използвате предварително създадени шаблони с работни разписания, без да се налага всеки път да ги планирате от нула. Това ви спестява време, което може да вложите във важни стратегически задачи. Намалява възможността за грешки При изготвянето на работни графици трябва да се съобразите с не малко особености и затова ръчното им планиране голям риск за грешки. Софтуерите за работни графици се справят с този проблем като автоматично следят за спазване на всички изисквания. Голяма част от програмите разполагат с автоматични предупреждения, които навременно ви информират за възникнали конфликти (напр. служители, които имат планирано отсъствие за конкретния ден; работни смени, за които не е предвиден достатъчно персонал и др.) С подобна функционалност под ръка вие се справяте с проблема, преди той да възникне. Вашите служители разполагат с актуална информация за своя график Едно от предизвикателствата в изготвянето на работни графици е координацията им със служителите. Затова специализираните в областта софтуери са насочени не само към мениджърите, но адресират и нуждите на членовете на екипа. Отпечатаният лист с работни смени става излишен. Повечето системи за работни графици предоставят достъп до индивидуален календар, в който служителите могат да проследят планираните си смени, по всяко време и от всяко устройство. Изготвяте работни графици в съответствие със законодателството Добрите програми за планиране на работни графици функционират не само спрямо фирмените политики, но са и изградени в съответствие с действащото законодателство и автоматично следят за спазването на заложените в закона изисквания. Така например модул “Графици” на HeRMeS eXpress следи и автоматично ви предупреждава за: Планиране на междусменни и междуседмични почивки; Ограничаване на работните смени до 12 часа; Максимален обем на извънредния труд (30 часа) на месец; Спазването на нормите, сумарно от всички назначения на даден служител. Как да изберете правилното решение за управление на работни графици? Когато избирате софтуер за управление на работни графици, трябва да имате предвид няколко основни критерия. ✅ Бизнес нужди При избора на програма за планиране на работни графици е важно да се уверите, че тя отговаря на нуждите на вашата организация. Определете кои са основните проблеми, с които се сблъсквате, кои са ключовите функционалности, които биха улеснили работата ви, и потърсете решение, което максимално ги покрива. В случай, че не сте сигурни във възможностите на даден продукт, може да се допитате до консултантите му, да организирате демонстрация или дори да го тествате безплатно. ✅ Интеграция с други процеси Препоръчваме ви да се спрете на решение, което предлага функционалности, които могат да обслужат и други процеси, свързани с управлението на вашите служители (напр. администрирането на информацията за служителите, управлението на отсъствията, следенето на присъствието, оценка на представянето). Със HR софтуер като HeRMeS eXpress може да автоматизирате и оптимизирате различни рутинни процеси, а така от своя страна да спестите време и ресурси и да подобрите цялостното служителско преживяване. ✅ Удобство за ползване и достъпност Софтуерът за управление на работни графици трябва да е удобен за използване както от вас, така и от вашите служители. Това е програма, с която ще работите ежедневно, така че интерфейсът ѝ трябва да е лесен за употреба. В избора си на софтуер за изготвяне на работни графици не пропускайте да обърнете внимание и на тези фактори: ✅ Сигурност на системата ✅ Техническа поддръжка ✅ Цена Софтуерът за изготвяне на работни графици може да бъде ценен инструмент в ефективното и лесно планиране на работни смени за вашите служители. С гъвкаво решение като модул “Графици” на HeRMeS eXpress оптимизирате работата на мениджърите в компанията, спестявате време и ресурс и подобрявате служителското преживяване. Искате да научите повече за управлението на графици с HeRMeS eXpress? Вижте възможностите на модул “Графици” на HeRMeS eXpress и заявете безплатен тест.
Виж повече...
През 90-те години се появиха първите софтуери, които автоматизираха част от работата на HR мениджърите. Днес разнообразието и обхвата на системите за управление на човешки ресурси са все по-големи. На пазара могат да се открият както мащабни софтуерни решения, насочени към големи предприятия, така и облачни платформи, които позволяват на малкия и среден бизнес да се възползват от технологичните иновации в сферата. Независимо от системата, трансформацията в работата на HR мениджърите е на лице.
Виж повече...
В последните години трансформацията на човешките ресурси, накара фирмите да интегрират нови решения и похвати за създаване на удовлетвореност, мотивация и ефективност. Така изграждането на добро служителско преживяване се превърна в един от основните приоритети в задачите на HR мениджърите.
Виж повече...
Болестите не могат да се планират. Този житейски факт е валиден винаги и при всички обстоятелства. Когато въпреки всички хапчета и сиропи се вижда, че болестта надделява и трябва сериозно да обърнем внимание на лечението, веднага си спомняме за всички планирани срещи и задачи. В този момент се чудим как най-бързо да предупредим колегите, че няма да могат да разчитат на нас и трябва спешно да намерят алтернативни варианти. Това е чудесно, но не винаги успяваме да го направим. Обикновено повечето телефони дават „заето“ от първия път. След това, когато вече сме се запътили към доктора, забравяме, че все още не сме успели да се свържем с всички. Тази ситуация се повтаря често в много компании. А решението е просто. HeRMeS eXpress предлага Self-Service процедура „Регистриране на болничен лист“, която решава тези проблеми. Служителят попълва няколко данни и HeRMeS eXpress автоматично известява преките ръководители. Освен това информацията се отразява автоматично и в екипния календар, така че всички останали от екипа или дори всички служители във фирмата (в зависимост от политиката на компанията) виждат, че този служител ще отсъства за даден период и няма да могат да разчитат на него. Благодарение на Self-Service процедурата „Регистриране на болничен лист“, не е нужно да се притесняваме дали можем да се обадим по-късно вечер, или рано сутрин. Попълването на информацията може да стане по всяко време и от всякакво устройство. През телефона си можем да снимаме болничния лист, който сме получили, и да го прикачим към заявката. И това не е всичко. Данните от заявката се запазват в HeRMeS eXpress и когато донесем оригинала на болничния, HR мениджърът само трябва да ги свери и да ги потвърди. По този начин намалява и неговата работа. Чак след неговото потвърждение, системата приема, че болничният де факто е регистриран. Научете повече за Self-Service „Регистриране на болничен лист“
Виж повече...
Софтуерът за управление на човешките ресурси HeRMeS eXpress предлага богат набор от Ключови Показатели на Представянето (KPIs), с които мениджърите следят организацията на своите екипи, а HR професионалистите имат поглед върху цялата компания. Ключови Показатели на Представянето (KPIs) в HeRMeS eXpress В секцията „Информация за служителите“ на Self-Service портала всеки мениджър има достъп до множество карти с аналитични справки от различни области. Отварянето на дадена карта генерира подробна аналитична справка, която удобно може да се експортира в MS Excel. По този начин всеки мениджър разполага с актуална информация за своя екип. За всеки мениджър показваната информация, включително и за KPI-те, е за служителите в неговото звено и всички други звена, подчинени на това звено. Например директор на дирекция ще вижда информация за своята дирекция и всички включени в нея отдели. Върху всяка карта се визуализират и до три Ключови Показателя на Представянето (KPIs), които кореспондират с информацията, съдържаща се в картата. Кои са тези показатели и какво измерват? Нека разгледаме някой от по-интересните карти. Kaрта „Прослужени години“ На картата има три KPIs: “Среден стаж на подчинените ми служители“; „Среден стаж на всички служители“ (в цялата компания); „Отклонение от средния стаж в работодателя“ (на моите служители). Kaрта „Обща информация за назначението“ Тук също има три KPIs: Какъв е броя подчинени служители на този мениджър; Ръст на броя служители до момента в проценти (+ или -); Текучество от началото на годината до момента, също в проценти. „Срочни договори и изпитателен срок“ KPI-ите тук са два: Брой служители с изтичащ изпитателен срок; Служители, назначение на срочен трудов договор. Това е важна информация, която помага на мениджърите да се съсредоточат върху представянето на конкретни служители, за които към определена дата трябва да се вземе решение ще останат ли част от компанията или представянето им е незадоволително. „Остатъци от платен годишен отпуск“ KPI-те показват процентното съотношение между използваните и неизползваните дни отпуск в екипа, информация за средния брой неизползвани дни за служител, както и средния брой неизползвани дни на служител, чиято давност изтича. „Ползвани отпуски една година назад“ На картата се визуализират KPI, които показват каква е средната продължителност в дни на използваните отпуски за един служител за период от една година и какво е процентното им разпределение между трите основни групи отпуски – платени, неплатени и по майчинство. „Анализ на болнични по служители“ Те показват средната продължителност на дните в болнични за служител и за период от началото на годината до настоящия момент, съотношението между тези дни и дните за същия период през миналата година, както и броя служители в дълъг болничен (над 30 дни) в момента. „Ползвани болнични по периоди“ Там KPI-те показват процента на служителите в болнични в момента, какъв е средният брой дни болнични за служител и броя служители, представили болничен след като им е бил отказан платен отпуск. „Работа извън офиса за служителите“ На картата има три KPI, които показват следната информация: Какъв процент от служителите са работили извън офиса за период от началото на годината до момента; Каква част от тях и в момента работят извън офиса; Ако в организацията има ограничение на броя дни, които могат да се използват през годината, какъв е броя на оставащите такива дни към момента. Това са само част от картите с информация за състоянието на човешките ресурси в компанията. KPI се визуализират върху всички останали карти с такава информация, която е свързана и с останалите процеси в системата: обучения, оценка на представянето и.т.н. Всички те позволяват на отделните мениджъри и на ръководството на компанията да имат навременна и надеждна информация за състоянието както на отделните екипи, така и на организацията като цяло.
Виж повече...
В близкото минало Self-Service процедурите бяха предназначени основно за компании, където повечето служители имат компютри на работните си места. Заявката за отпуск, записването в квалификационен курс, атестацията на служителите направени през Self-Service, бяха за тези, чиито бизнес по един или друг начин беше свързан с информационните технологии. За производствените предприятия беше немислимо да прилагат безхартиени технологии, защото техните работници нямаха средства, с които да се възползват от тях. Сега нещата са коренно променени. Независимо в каква компания работите, дали във високотехнологична ИТ фирма, малко предприятие в сферата на услугите или завод за производство на автомобилни компоненти вашият смартфон винаги е с вас. Огромното разнообразие от модели прави това съвременно средство за комуникация безспорен лидер за достъп до всякакви услуги. Всички Self-Service процедури са в HeRMeS eXpress са създадени, за да бъдат използвани на всякакви устройства: от настолни компютри до таблети и смартфони. Именно смартфоните позволяват да се реализира основаната идея на Self-Service процедурите: достъпни от всяко място и по всяко време. Използвайки своя смартфон, вечер от вкъщи, всеки може да изпрати заявка за служебна бележка, за да запише сина си в детската градина или да изтегли банков кредит. Или от работното си място в офиса или в завода да заяви отпуск, да прегледа информацията за предложения квалификационен курс, да направи отчет за изпълнените през деня задачи и много други неща. За мениджърите също не е задължително да бъдат на работните си места за да отговорят на заявките на своите служители. По всяко време и от всяко място, през своите смартфони, те могат да одобрят заявката за отпуск на хората от своя работен екип, да ги запишат в квалификационния курс, да планират и следят изпълнението на седмичните задачи. Наред с административните и организационни функции, достъпни през мобилни устройства, HeRMeS eXpress предлага и множество други информационни средства: справки, отчети, календари, които превръщат смартфона и другите мобилни устройства в истински информационен център за всеки служител и ръководител в компанията.
Виж повече...