Все по-често смяната на HR софтуер се приема като плашеща и дори непосилна задача не само за HR екипа, но и за колегите от ИТ, Финанси. Като се започне с миграция на данните, мине се през настройка на функциите и създаване на специализирани отчети, едва ли е изненадващо, че над 85% от HR посочват времето за внедряване като най-голяма пречка по пътя към нов и модерен HR софтуер. Всъщност, въвеждането нов HR софтуер може да бъде огромна възможност да оптимизирате процесите, да подобрите ангажираността на служителите и да защитите още по-добре данните си.

Независимо дали внедрявате HR софтуер, CRM или система за контрол на достъп, предварителната подготовка от ваша страна и доброто планиране на задачите ще ви възпрат да попаднете в онези близо 50%* от проектите, завършили далеч от желания резултат. Всички корпоративни и малки и средни компании, при които сме внедрили HR софтуер, споделят един ключов фактор за общия успех, а именно добрата подготовка – подготовка на изисквания, на екип и ресурси и график за изпълнение.

Ето и списък с най-важните предварителни стъпки по пътя към вашия нов HR софтуер.

1. Определете екипа и отговорностите на всеки

Независимо дали в HR отдела сте “one-man-show” или имате екип, включването на правилните хора в проекта от най-ранна фаза може да предопредели изхода му. Избирайте хората според техния опит, познаване на бизнес процесите и техническо ноу-хау. Ангажираните с управлението на човешките ресурси в компанията следва активно да участват в описването на практиките и процесите, върху които да се настрои и конфигурира впоследствие избрания софтуер.

Още на този ранен етап определете кой от екипа ще:

събира данните за служителите за миграция към новия софтуер;
подготвя инфраструктура;
комуникира с всички засегнати страни;
трябва да бъде обучен;
бъде отговорен за надзора над целия проект.

Събирането на отговорен екип е важна предпоставка за успешен проект.

2. Разпишете вашите изисквания и процеси

Обмислете внимателно:

какво очаквате от вашия нов HR софтуер;
кои бизнес процеси искате да автоматизирате;
с кои регулации да се съобразявате;
на какви контроли да разчитате;
какви стъпки в процеса да настроите.

Внедряването на нов софтуер е подходящ момент да прегледате и анализирате текущите си процеси, да определите дали те са толкова ефективни, колкото ви се иска, къде може да има оптимизация. Дигитализирането на процеси, които вече са неефективни, е безсмислено, така че използвайте този момент като възможност да преосмислите как вършите нещата в момента.

3. Проучете внимателно пазара и изберете подходящия за вас софтуер

Съобразете избора си на HR софтуер на първо място с определените бизнес изисквания, но не пропускайте да оцените фактори като време за имплементация, необходими ресурси, опит и експертиза на доставчика, ползвани технологии и възможности за надграждане с нови модули и функции и тенденции в бранша.

Когато говорим за HR софтуер са от ключово значение и нефункционалните характеристики на вашия нов софтуер:

Колко високо ниво на сигурност на данните за служителите гарантира?
Модулите интегрирани ли са?
А има ли Self-Service достъпи за служители?
Какъв е интерфейсът за работа от различни устройства?
Колко време отнемат справките и отчетните файлове?

4. Създайте план график и определете ключовите етапи

Заедно с вашия доверен доставчик създайте реалистичен план-график на проекта с постижими срокове и за двете страни, съобразен с текущите ангажименти на екипа ви. Отделете време за планиране на всеки етап от процеса:

колко време ще отнеме всяка задача;
кой е отговорен за това;
какви зависимости има.

Разпишете какво трябва да направите, кога вашите данни трябва да са готови и кои хора трябва да са на разположение, за да помогнат процеса.

След това остава лесната задача само да следвате плана.

5. Общувайте открито с доставчика на софтуера

Повечето добри доставчици на софтуер ще използват инструмент за управление на проекти (напр. MS Project, Primavera, Trello), което ще позволи добра координация по план-графика и ще гарантира пълна видимост на ролите, отговорностите и сроковете в проекта. Избягвайте риска цялата комуникация с вашия доверен доставчик да се „трупа“ във входящата поща на един човек, който просто е отишъл на почивка за 2 седмици. Уверете се, че поддържате отворена и открита комуникация с вашия доставчик по време на целия проект.

Ако сте стигнали да стъпка 3 и все още не сте сигурни дали HeRMeS eXpress отговаря на вашите изисквания, свържете се нас да ги обсъдим.

Ако пък вече сте уверени, че HeRMeS eXpress е решението за вас, свържете се с нас, за да съобразим план-графика с вашите ангажименти.

Избирайки ТехноЛогика за ваш партньор, си гарантирате 100% успешен проект.

Pulse of the Profession (2021): Beyond Agility. PMI, 2021. https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pmi_pulse_2021.pdf