Все още не използвате софтуер за управление на работни графици? В тази публикация ви представяме основните предимствата на специализираните решения за изготвяне на работни смени и как да изберете най-подходящото за вас.

Ако сте оперативен мениджър или специалист човешки ресурси в производствена компания, знаете, че управлението на работните графици на вашите служители може да бъде нелека задача.

Използването на традиционния инструментариум (Excel, а дори молив и хартия) за фирми с много служители е неефективно и времеемко.

С всички изисквания и особености, които трябва да вземете предвид, планирането на смени се превръща в процес, при който възможността за грешки е голяма.

За щастие, популярността и разнообразието на софтуери за изготвяне на работни графици нараства. Специализирано решение като модул “Графици” на HeRMeS eXpress може значително да оптимизира разпределянето на работни смени и да улесни както вас, така и членовете на вашия екип.

Предимствата са много, а в рамките на тази публикация ще разберете кои са основните от тях и как може да изберете правилното решение за управление на графици във вашата компания.

Какво представлява софтуера за управление на работни графици?

Софтуерът за управление на работните графици е програма, която улеснява процеса по създаване, планиране и управление на работните смени на служителите. Подобна система ви позволява автоматизирано да администрирате графиците на хората от вашия екип, без това да ви коства твърде много време.

Софтуерът за управление на работни графици намира приложение в редица индустрии, вариращи от търговия на дребно, през производство, до медицина, хотелиерството и др.

Предимства на софтуера за управление на работни графици

Спестява време

Ако сте готови да замените часовете, необходими за планиране на работното разписание на вашите служители, с минути, то определено ще оцените едно от основните предимства на софтуера за управление на работни графици.

Системите като модул “Графици” на HeRMeS eXpress са фокусирани в предоставянето на набор от функционалности, които да оптимизират оптимално процеса по планиране.

Така например имате възможността да използвате предварително създадени шаблони с работни разписания, без да се налага всеки път да ги планирате от нула. Това ви спестява време, което може да вложите във важни стратегически задачи.

Намалява възможността за грешки

При изготвянето на работни графици трябва да се съобразите с не малко особености и затова ръчното им планиране голям риск за грешки.

Софтуерите за работни графици се справят с този проблем като автоматично следят за спазване на всички изисквания.

Голяма част от програмите разполагат с автоматични предупреждения, които навременно ви информират за възникнали конфликти (напр. служители, които имат планирано отсъствие за конкретния ден; работни смени, за които не е предвиден достатъчно персонал и др.)

С подобна функционалност под ръка вие се справяте с проблема, преди той да възникне.

Вашите служители разполагат с актуална информация за своя график

Едно от предизвикателствата в изготвянето на работни графици е координацията им със служителите. Затова специализираните в областта софтуери са насочени не само към мениджърите, но адресират и нуждите на членовете на екипа.

Отпечатаният лист с работни смени става излишен. Повечето системи за работни графици предоставят достъп до индивидуален календар, в който служителите могат да проследят планираните си смени, по всяко време и от всяко устройство.

Изготвяте работни графици в съответствие със законодателството

Добрите програми за планиране на работни графици функционират не само спрямо фирмените политики, но са и изградени в съответствие с действащото законодателство и автоматично следят за спазването на заложените в закона изисквания.

Така например модул “Графици” на HeRMeS eXpress следи и автоматично ви предупреждава за:

Планиране на междусменни и междуседмични почивки;
Ограничаване на работните смени до 12 часа;
Максимален обем на извънредния труд (30 часа) на месец;
Спазването на нормите, сумарно от всички назначения на даден служител.

Как да изберете правилното решение за управление на работни графици?

Когато избирате софтуер за управление на работни графици, трябва да имате предвид няколко основни критерия.

✅ Бизнес нужди

При избора на програма за планиране на работни графици е важно да се уверите, че тя отговаря на нуждите на вашата организация.

Определете кои са основните проблеми, с които се сблъсквате, кои са ключовите функционалности, които биха улеснили работата ви, и потърсете решение, което максимално ги покрива.

В случай, че не сте сигурни във възможностите на даден продукт, може да се допитате до консултантите му, да организирате демонстрация или дори да го тествате безплатно.

✅ Интеграция с други процеси

Препоръчваме ви да се спрете на решение, което предлага функционалности, които могат да обслужат и други процеси, свързани с управлението на вашите служители (напр. администрирането на информацията за служителите, управлението на отсъствията, следенето на присъствието, оценка на представянето).

Със HR софтуер като HeRMeS eXpress може да автоматизирате и оптимизирате различни рутинни процеси, а така от своя страна да спестите време и ресурси и да подобрите цялостното служителско преживяване.

✅ Удобство за ползване и достъпност

Софтуерът за управление на работни графици трябва да е удобен за използване както от вас, така и от вашите служители.

Това е програма, с която ще работите ежедневно, така че интерфейсът ѝ трябва да е лесен за употреба.

В избора си на софтуер за изготвяне на работни графици не пропускайте да обърнете внимание и на тези фактори:

✅ Сигурност на системата

✅ Техническа поддръжка

✅ Цена

Софтуерът за изготвяне на работни графици може да бъде ценен инструмент в ефективното и лесно планиране на работни смени за вашите служители.

С гъвкаво решение като модул “Графици” на HeRMeS eXpress оптимизирате работата на мениджърите в компанията, спестявате време и ресурс и подобрявате служителското преживяване.

Искате да научите повече за управлението на графици с HeRMeS eXpress? Вижте възможностите на модул “Графици” на HeRMeS eXpress и заявете безплатен тест.

Защо ви е необходим софтуер за управление на работни графици и как да изберете правилния?