Електронно трудово досие
Модул “Eлектронно трудово досие” на софтуера за управление на човешките ресурси HeRMeS eXpress ви предоставя напълно интегрирана функционалност за дигитално създаване, съгласуване, подписване и съхраняване на документи за вашите служители.
Електронно трудово досие -
там, където му е мястото!
С модул "Електронно трудово досие" на HeRMeS eXpress:
Забравяте за хартиените документи по бюрата и архивните папки в кашони
Спестявате време за печат на документи и подписване на хартиени екземпляри
Спестявате пари от куриерски услуги
Подреждате електронните документи според тип, изискване за подпис и достъп
Разполагате със защитен и надежден канал за бързо подписване на документи
Електронните ви документи на сигурно място
- Организирате информацията във вградения регистър на електронно подписаните документи
- Поддържате архив на електронно подписаните документи
- Осигурявате допълнителна защита с двуфакторна идентификация при логване в Self-Service портала
- Предоставяте Self-Service достъп на служителите до подписаните от тях документи
- Ползвате Self-Service процедури за съгласуване, подписване и уведомяване
- Разполагате с опция за електронно подписване само на заявки и заповеди за отпуск
Изберете подходящия за вас подпис
- Kвалифициран електронен подпис (КЕП)
- Oблачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП)
- Автоматизиран облачен КЕП (АОКЕП)
- Квалифицирано удостоверение за време (квалифициран времеви печат)
Подписвайте уверено HR документите
В HeRMeS eXpress са настроени различни процедури за съгласуване и подписване в зависимост от изискванията за подписи:
- От двете страни при трудови договори и допълнителни споразумения
- Подпис само от служител или работодател
- Само преглед и запознаване без подписване
Дигитализирайте документите във всички HR процеси
- Трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за прекратяване
- Договори за обучения и споразумения за ползване на служебни автомобили/активи
- Заявки и заповеди за отпуски
- Атестационни формуляри
- Удостоверения и служебни бележки от работодателя
- Документи и декларации от служителя
Ползи
от електронното подписване на документи
Високо ниво на сигурност, съчетано с удобен достъп до лична информация
Групово одобрявате и подписвате няколко документа наведнъж
Без необходимост от обезпечаване на помещения за съхраняване на хартиени документи
Стъпка в посока устойчиво развитие като прилагате „зелените политики“ на организациите
Един документ с безброй оригинали - всяко копие е оригинал
Всички ваши документи са винаги и навсякъде с вас
Незабавно изпращате документа за подпис с един клик в Self-Service портала
Повишавате удовлетвореността на служителите с дигиталните HR услуги
Често задавани въпроси
Електронното трудово досие (ЕТД) е дигитален еквивалент на хартиеното досие на служителя, съдържащ цялата документация по трудовото правоотношение. Работодателят може да го поддържа в електронен вид при стриктно спазване на изискванията на Кодекса на труда и действащата наредба.
Съгласно действащата Наредба, в електронен формат могат да се поддържат всички основни документи, свързани с трудовото правоотношение: трудови договори и анекси, заповеди за назначения и прекратявания, документи за отпуски, болнични, отсъствия, както и различни декларации и служебни бележки. Работодателят сам преценява кои от тях да съхранява цифрово и кои да запази на хартия.
Съгласно чл. 13, ал. 1 от ЗЕДЕУУ, за електронните документи може да се използва:
- Квалифициран електронен подпис (КЕП) – равностоен на саморъчен подпис, както и неговите облачни врсии – ОКЕП и АОКЕП.
- Усъвършенстван електронен подпис, ако е договорено между страните и отговаря на законовите изисквания (чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕУУ).
- Обикновен електронен подпис, при определени условия и при липса на правна пречка.
Работодателят следва да осигури възможност документите да бъдат подписвани по начин, който гарантира правна сигурност и доказуемост на авторството и времето на подписване.
Разходите за електронно трудово досие зависят от избраната система, доставчика на КЕП, броя документи и нужната поддръжка. За да прецените реалната стойност, сравнете ги с текущите разходи за хартиени досиета чрез нашия калкулатор.
Автоматизирайте трудовите досиета във вашата компания
Открийте как модул „Електронно трудово досие“ на HeRMeS eXpress улеснява управлението, подписването и съхранението на HR документи – напълно дигитално и сигурно.
