Когато автомобилът е работно място: HeRMeS eXpress отчита работното време и през GPS-ите на служебния автопарк
100%
данни за присъствието на служителите
98%
покритие на работното време
0
злоупотреби
Фирмата
Валерий СиМ Груп АД е един от лидерите на българския пазар в търговията с професионални и хоби инструменти, машини и консумативи. Създадена през 1992 г., днес тя работи с партньори от редица държави – Гърция, Румъния, Турция, Австрия, Германия, Дания, Индия, Италия, Испания, Косово, Обединеното кралство, Пакистан, Полша. В последните години екипът от специалисти се разраства постоянно, като към средата на 2022 г. фирмата има над 100 служители.
Предизвикателството
Като в повечето търговски организации с интензивна динамика в период на силен растеж, мениджърския екип на Валерий СиМ Груп АД изпитва затруднения при управлението на присъствието на служителите, координацията между различни екипи и обработката на данните за отсъствията. Повечето служители всекидневно пътуват и обслужват клиенти в страната, което е допълнително предизвикателство за събирането и обработката на информацията. Едно от най-сериозните предизвикателства е как да се отчита работното време на служителите, работещи основно извън офиса, осъществявайки доставки и сервизна дейност, които са около една-трета от персонала. Повечето от тях започват работното си време с влизане в служебния автомобил.
Анализът на ситуацията насочва екипа към търсене на автоматизация за процесите по администриране на назначенията, отсъствия, планиране на графици, командировки, които обикновено са част от HR система. Наличието на работеща система за контрол на достъпа и GPS устройства на служебните автомобили поставя фокус върху изискването към търсеното решение да е отворено за интеграция и обмен на данни с такъв тип системи.
И така, през септември 2022 г. компанията се свързва с екипа на HeRMeS eXpress и след обсъждане на изискванията, избира да използва решението за администриране на назначенията на служителите, управление на отсъствията, работата извън офиса и служебните пътувания, както и отчитането на работното време на служителите. За целта бе предвиденa интеграция със система за контрол на достъпа, внедрена в офисите на компанията.
Причини за избор на това решение/доставчик:
След разговори с няколко доставчици на HR системи в страна и обсъждане на възможните решения, мениджърският екип решава да се довери на ТехноЛогика и екипа на HeRMeS eXpress. Освен доброто име на компанията и опита ѝ в подобни проекти, основен фактор при избора бе възможността за технологично свързване на системите за контрол на достъпа, GPS устройствата от автомобилите на търговците и HeRMeS eXpress. Обединяването на данните от тези източници в интерфейса на системата за управление на човешките ресурси позволява проследяването на всички регистрирани събития за служителите по всяко време и от всяко място, дори през мобилния телефон.
Решението
Предложението за интеграция с използваната в автомобилите GPS система бе прието с ентусиазъм както от управителя, така и от разработчика на GPS системите – „Адванст Джи Пи Ес Технилоджи“. Колегите осигуриха достъп до базата данни, екипът уточни какви данни и на какъв период да се отчитат и в резултат клиентът разполага с навременна и прецизна информация за работното време и почивките и на мобилните си екипи. Комбинацията от източници за регистриране на начало и край на работния ден позволи на мениджмънта на Валерий СиМ Груп ефективно да управлява своите екипи.
Резултатите
Ключов момент в проекта бе комуникацията към служителите във Валерий СиМ Груп. Първоначалното притеснение на служителите бе преодоляно още в първите дни на досег със Self-Service портала на HeRMeS eXpress и наличните в него HR услуги и справки.
„В резултат на интеграцията виждаме облекчени от към излишна административна и отчетна дейности работни процеси, стриктно спазване на почивките и работното време от служителите, достъп до справки в реално време, намален хартиен документооборот, както и спестени стотици часове от ръчно отразяване на отсъствия.“
Както каза няколко месеца след края на проекта Даниел Георгиев – системен администратор във Валерий СиМ Груп – „Апетитът идва с яденето и ние вече мислим в посока автоматизация и на други процеси – като Командировки, тъй като голяма част от търговската сила ежедневно е в командировка“.