Всичко за ЕТЗ и eлектронно досие:
Често задавани въпроси

Тук ще откриете отговори на най-често задаваните въпроси от нашите клиенти. Събрахме тази полезна информация, за да ви помогне по-лесно и сигурно да започнете работа с ЕТЗ и eлектронното трудово досие.

Какво представлява Единният електронен трудов запис (ЕТЗ)?

ЕТЗ е централизирана информационна система, поддържана от НАП, в която се вписват електронно всички обстоятелства, касаещи трудовите правоотношения съгласно чл. 128а от Кодекса на труда. Целта е дигитализация и централизиране на трудовите данни, премахване на хартиените трудови книжки и улесняване на административния контрол.

Каква е разликата между Електронен трудов запис (ЕТЗ) и Единен електронен трудов запис (ЕЕТЗ)?

ЕТЗ (Електронен трудов запис) е електронен документ, чрез който работодателят подава информация и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника/служителя.
Той съдържа данни за условията на наемане и промените в трудовото правоотношение.

ЕЕТЗ (Единен електронен трудов запис) представлява обединен електронен профил на работника или служителя. Той се съставя автоматично от всички подадени ЕТЗ за дадено лице и позволява цялата му трудова история да се проследява в електронен формат, без нужда от хартиена трудова книжка.

Източник: НАП – Регистър на заетостта

От кога влиза в сила ЕТЗ и задължителен ли е?

Съгласно § 61 от ПЗР на ЗИД на КТ (ДВ, бр. 14 от 2025 г.), ЕТЗ става задължителен от 1 юни 2025 г. за всички работодатели, без изключение.

Кои работодатели са задължени да използват ЕТЗ?

Всички работодатели, независимо от големината на предприятието, включително ЕТ, ЕООД, ООД, АД и държавни институции, са длъжни да въвеждат данни в EТЗ.

Каква информация трябва да подавам в ЕТЗ като работодател?

Според чл. 7 и чл. 8 от Наредбата за ЕТЗ, работодателите са длъжни да подават:

  • Данни за сключване, изменение и прекратяване на трудов договор
  • Вид и основание на договора (чл. 67, ал. 1, т. 1–4 КТ)
  • Длъжност и код по НКПД
  • Работно време и размер на възнаграждението
  • Данни за отпуски, болнични, дисциплинарни наказания и др.
Какво се случва с трудовите книжки след въвеждането на ЕТЗ?

Трудовите книжки остават в сила за минал период, но новите данни ще се вписват единствено в ЕТЗ. Преминаването към ЕТЗ прави хартиените книжки ненужни за бъдещи събития.

Какви са сроковете за подаване на информация в ЕТЗ?

Според чл. 7 и чл. 8 от Наредбата за EТЗ, работодателите са длъжни да подават:

  • Данни за сключване, изменение и прекратяване на трудов договор
  • Вид и основание на договора (чл. 67, ал. 1, т. 1–4 КТ)
  • Длъжност и код по НКПД
  • Работно време и размер на възнаграждението
  • Данни за отпуски, болнични, дисциплинарни наказания и др.
Какви санкции се предвиждат при неспазване на изискванията за ЕТЗ?

При нарушение на задължението по чл. 128а, глобите са:

  • За физически лица – от 500 до 1 500 лв.
  • За юридически лица – от 1 500 до 5 000 лв.
    (чл. 414а от КТ, нов в сила от 01.06.2025 г.)
    Повтаряемите нарушения подлежат на удвояване на санкцията.
Как служителите могат да проверят своите записи в ЕТЗ?

Служителите имат достъп до ЕТЗ чрез персонален ПИК код или електронен подпис чрез портала на НАП.

Как се отразяват минали трудови правоотношения в ЕТЗ?

Според § 5 от ПЗР на Наредбата, работодателите са длъжни да въведат данни за всички текущи активни трудови договори в срок до 6 месеца след влизане в сила на ЕТЗ. За прекратени договори – само по искане на служителя или при съдебна проверка.

Може ли данните в ЕТЗ да се коригират?

Да. Според чл. 11 от Наредбата, работодателите имат право да подават корекционни записи в срок до 30 дни от първоначалното подаване.

Как ще се въвежда стажът при електронните трудови книжки и ще се прехвърля ли стаж от минали години на лицето?

ЕТК представлява всички ЕТЗ записи за лицето след 01.06.2025г. При прекратяване се записва стажът, който лицето е придобил при работодателя, който го прекратява. Не е предвидено с ЕТЗ да се вписват данни за стаж от предходни работодатели.

При сключване на трудов договор с нов служител ще бъдат ли достъпни данните за трудов стаж преди 01.06.2025 от новия електронен регистър или е необходимо да се изисква трудова книжка?

Необходимо е да се изисква трудова книжка. Законодателят е постановил, че стаж до 01.06.2025г. се доказва с представяне на трудова книжка.

Как разбирате уговорен платен годишен отпуск? Въведените със Заповед на Работодателя и проитичащите от Кодекса на труда (деца, вредни условия, намалена работоспособност, непълнолетно лице и т.н.) отпуски считат ли са за уговорени?

Уговорен платен годишен отпуск са тези основания, които са изрично споменати в индивидуланен трудов договор.

Протоколът от вписаните данни в резултат на подадената регистрация в НАП, ще отива ли на ниво служител в РЕД или се очаква ние ръчно да сваляме, както и сега протокола и да го разделяме по отделните хора, за да го предоставим

Протоколът от вписаните данни в резултат на подадената регистрация в НАП, ще отива ли на ниво служител в РЕД или се очаква ние ръчно да сваляме, както и сега протокола и да го разделяме по отделните хора, за да го предоставим Генерира ред в регистъра с тип документ „Регистрация в НАП“. Очаква се ръчното прикачаване на документа да продължи.

За много служители е възможност информацията в Регистъра на ЕТЗ да не е коректна. Например, може да фигурират с отдавна неактуални заплати, тъй като обстоятелството не подлежеше на уведомление. Ще коригираме ли нещо за тях към настоящия момент или остават така и коригираме от тук нататък със следващи записи в ЕТЗ?

Необходимо е да подавате коректна информация в ЕТЗ, т.е. важно е да поддържате коректни заплати във валидните към момента документа. Законодателят не е предвидил задължение за актуализиране на подадените вече уведомления по реда на Наредба Н 5 от 2002г.

Как системата ще разделя Основание на трудовия договор/акта за назначаване или основание за промяна на правоотношението 019/020/021, когато с един документ са въведени няколко промени? Отделни записи ли ще създава за всяка промяна?

Код 019 се залага автоматично на документ, с който се изменя САМО и единствено основната заплата. Кодове 020/021 се попълват в ЕТЗ, когато в документа за преназначаване в секция „Назначение“ е посочено основание за преназначаване, за което в поле Код в НОИ е попълен съответния КОД. Т.е. системата чете код Основание на договора от поле Код в НОИ за избраното основание в документа. Попълва се според избраното от потребителя основание, няма автоматизация, както при код 019.

Трябва ли да се подават данни с ЕТЗ за допълнителни възнаграждения/бонуси?

Не, в ЕТЗ е предвидено подаването само на данни за основна заплата. Всички други допълнителни възнаграждения с постоянен или извънреден характер не подлежат на вписване.

Какво е електронно трудово досие?

Електронното трудово досие (ЕТД) е цифров еквивалент на хартиеното досие на служителя, в което се съхраняват всички документи, свързани с трудовото правоотношение. Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда и Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (ДВ, бр. 91 от 2018 г.), работодателят има право да поддържа и съхранява трудовото досие в електронен вид при спазване на нормативните изисквания.

Законно ли е? Приема ли се при проверки от Инспекцията по труда?

Да. Воденето на трудово досие в електронен вид е изрично предвидено в чл. 128б, ал. 3 от КТ и регламентирано в споменатата Наредба (НВИССЕДТДРС). При проверки на ИА „Главна инспекция по труда“, електронните досиета се приемат като валиден източник на информация, стига да отговарят на изискванията за автентичност, цялост и проследимост на данните.

Какви подписи могат да се използват за документите в ЕТД?

Съгласно чл. 3, ал. 1 от ЗЕДЕУУ, за електронните документи може да се използва:

  • Квалифициран електронен подпис (КЕП) – равностоен на саморъчен подпис, както и неговите облачни врсии – ОКЕП и АОКЕП.
  • Усъвършенстван електронен подпис, ако е договорено между страните и отговаря на законовите изисквания (чл. 13, ал. 4 от ЗЕДЕУУ).
  • Обикновен електронен подпис, при определени условия и при липса на правна пречка.

Работодателят следва да осигури възможност документите да бъдат подписвани по начин, който гарантира правна сигурност и доказуемост на авторството и времето на подписване.

Кои документи са част от електронното трудово досие?

Съгласно чл. 2 от Наредбата (НВИССЕДТДРС), в електронното досие може да се съхраняват:

  • Трудов договор и допълнителни споразумения
  • Заповеди за назначение, прекратяване, промяна в трудовите правоотношения
  • Документи, свързани с отпуск, болнични, отсъствия
  • Декларации, протоколи, служебни бележки и други, свързани с изпълнението на трудовия договор.

Всеки работодател има възможността сам да избере кои документи от трудовото досие да са е електронен и кои в хартиен вариант.

Необходимо ли е да се съхраняват и хартиени копия, ако документите са в електронен вид?

Не. Чл. 6 от Наредбата (НВИССЕДТДРС) допуска документите да се съхраняват само в електронен формат, при условие че са подписани с електронен подпис и системата гарантира автентичност, цялост и възможност за възпроизвеждане. Не е задължително воденето на паралелна хартиена версия.

Какви са разходите за поддръжка на ЕТД?

Разходите зависят от избраната система, избран доставчик на удостоверителни услуги, обем от документи и други. Основните разходи включват:

  • софтуерна лицензия или абонамент за система
  • разходи за квалифицирани електронни подписи
  • обучение на персонала
  • ИТ поддръжка и архивиране на документите

За да се оцени коректно финансовия аспект на въвеждането на ЕТД, препоръчваме да се калкулират и текущите разходи за поддръжка на хартиено трудово досие, като може да използвате този калкулатор.

Как подписват служителите?

Служителите могат да използват КЕП, мобилен подпис (ОКЕП) или друга удостоверена електронна идентификация. Повечето доставчици на удостоверителни услуги имат подробна информация на интернет страниците си за предлаганите пакети, видео-инструкции за регистрация в приложенията и начин на работа.

В случаи че служителите използват ОКЕП, биха могли да разписват през приложението всякакви документи, като само тези, които са част от ЕТД, ще бъдат за сметка на работодателя им.

Могат ли служителите да откажат да подписват електронно?

Да. Съгласно чл. 11 от Наредбата, всяка страна по трудовото правоотношение има право да оттегли съгласието си да получава или изпраща документи в електронен формат. Работодателят няма право да откаже приемането на документ, представен от служител в хартиен вид.

Какви рискове крие използването на ЕТД?

Основни рискове:

  • неправилна или неавторизирана промяна на документи
  • липса на проследимост и защита на личните данни (чл. 32 от GDPR)
  • затруднения за служители без дигитална грамотност.

Всички тези рискове се минимизират при използване на подходяшите системи, предоставяне на разяснителни и обучителни материали и съответни мерки за сигурност на данните и надеждно съхранение. Повече за политиката за управление на данните в HeRMeS eXpress може да прочетете тук.

Може ли електронно подписан PDF файл да бъде променен след подписване?

Не. Подписването с КЕП криптографски заключва документа – всяка промяна го прави невалиден. Това се гарантира чрез механизми, заложени в Регламент (ЕС) 910/2014 (eIDAS) и e отразено в ЗЕДЕУУ.

Как се доказва, че служител е получил и прочел документ?

Съгласно чл. 8 от ЗЕДЕУУ, електронното изявление се счита за получено, когато е постъпило в информационната система на адресата. Потвърждаване на получаването не е задължително, освен ако не е уговорено.
Съгласно чл. 11 от ЗЕДЕУУ, се приема, че адресатът е узнал съдържанието в „разумен срок“ след получаване. Това означава, че работодателят не е длъжен да доказва прочитането, ако има доказателство за електронното връчване.

Какво се случва, ако служителите не са достатъчно технически грамотни?

Съгласно принципите на добрите трудови практики и чл. 10 от Наредбата, работодателят носи отговорност да осигури необходимото обучение, инструкции и съдействие, така че служителите, при желание, да могат пълноценно да използват електронното досие.

Приложение: Полезни нормативни документи, свързани с електронното трудово досие (ЕТД)
🔹 Законодателна рамка
  1. Кодекс на труда (КТ)
    • Чл. 128б – Създаване и поддържане на електронно трудово досие
      (Официален източник: lex.bg)
  2. Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ)
    • Цял текст на закона
    • Особено важни членове:
      • чл. 3 – Правен ефект на електронния подпис
      • чл. 8 и чл. 11 – Получаване и узнаване на електронни изявления
      • чл. 13 – Видове електронни подписи и тяхната правна стойност
  1. Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (НВИССЕДТДРС)
    • Пълен текст на Наредбата (ДВ, бр. 91 от 2018 г.)
  2. Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS)
 
🔹 Практически ресурси

💡 Съвет: При въвеждане на електронно трудово досие е препоръчително да се консултирате с юрист, специализиран в трудово право и защита на личните данни (GDPR).

Новости: Екипен календар в Self-Service портала 📆

Научете повече

Новости: Карта “Електронни документи” 📃

Научете повече

Изчислете истинската цена на хартиените трудови досиета

Към калкулатора